Sabemos que manter uma organização alinhada e funcionando pode ser um desafio. Mas será que precisa ser assim? O workflow veio para provar que não!
O que é workflow?
Workflows são os chamados “fluxos de trabalho”. Eles são conjuntos de etapas que devem ser organizadas e realizadas seguindo a sequência.
Pode ser usado em qualquer empresa, independente do setor e tamanho e faz toda a diferença em sua produtividade.
E quais são seus objetivos?
Sabemos que manter a organização de um negócio não é nada fácil. Para isso serve o workflow. Podemos resumi-lo como a automatização de uma sequência de tarefas que busca ter uma visão do todo, identificando problemas e possibilitando otimização. Seu objetivo é aumentar a produtividade através de uma organização de processos.
Não confunda: Workflow X Processos
É muito comum vermos confusão entre esses dois termos tão parecidos. Workflow é apenas uma parte otimizada de todo um processo. Ele é a sistematização.
Já os processos são os conjuntos de tarefas que tem como objetivo alcançar uma meta organizacional, enquanto o workflow busca padronizar e otimizar essas atividades.
Benefícios do workflow para sua empresa
Reduz custos
Adotar um workflow pode ser a sua saída para redução de custos. A partir do momento em que as tarefas essenciais são organizadas, as superficiais são eliminadas e outras são automatizadas através de ferramentas e tecnologias, sobram recursos para serem investidos em outras áreas da empresa.
Melhora desempenho dos colaboradores
Otimizar os processos permite uma gestão muito melhor do tempo, com organização e tarefas automatizadas, o tempo é melhor aproveitado com tarefas mais importantes.
O colaborador também terá mais clareza sobre quais são as suas funções e a importância delas para o sucesso do todo, afinal todas as etapas estão conectadas e são necessárias para alcançar os objetivos estabelecidos pela empresa.
Melhora a comunicação interna
Sabemos que sem uma boa comunicação, não há vontade que faça o negócio ir para frente. E o workflow pode ajudar com isso também. A automação dos fluxos de trabalho resulta também evita falhas na comunicação, considerando que todos estão bem alinhados sobre quais tarefas precisam ser realizadas e o sistema informa prazos e status das atividades, sem haver necessidade de cobranças constantes.
Evita etapas desnecessárias
A liberdade de organização e controle de atividades possibilita identificar etapas desnecessárias e reorganizar a ordem com que as tarefas estão sendo realizadas. Além de permitir ajustes de profissionais de acordo com suas habilidades e afinidades.
Mais segurança
Ainda por cima, o workflow é capaz de oferecer maior segurança para a empresa, considerando que as plataformas podem monitorar não apenas quais tarefas foram feitas, mas também quais ações foram realizadas e quem são os responsáveis. Dessa maneira, esse processo permite que as informações circulem com maior segurança e cheguem até as pessoas certas.
Dica da Work: como construir um workflow
Agora que você já sabe como funciona o workflow, deve estar se perguntando como construir um. Pensando nisso, separamos 5 dicas para te ajudar a colocá-lo em prática na sua empresa:
1. Analise como andam os fluxos de trabalho atuais
O primeiro passo é realizar uma boa análise dos processos da sua empresa, afinal, é preciso descobrir os pontos que funcionam e aqueles que podem ser melhorados.
Reúna o seu time e veja como está sendo realizado o trabalho, quais são as dificuldades de cada um, quais etapas estão se saindo melhor e como estão as entregas de resultados.
Com certeza encontrará algumas áreas que precisam de um pouco mais de organização.
2. Defina pessoas responsáveis
Para garantir o andamento do workflow, nada melhor do que definir algumas pessoas para ajudar na organização. Defina um líder para cada projeto, processo ou departamento, que ficará responsável pelo acompanhamento de melhorias e estará na linha de frente da implementação do workflow.
3. Defina tarefas, insumos e envolvidos
Hora de separar quais são as tarefas a serem realizadas e quais serão os colaboradores a realizá-las.
Busque distribuir bem as tarefas e converse com seus colaboradores para alinhar quais serão as responsabilidades de cada um.
E claro: os recursos. Não se esqueça também de considerar quais recursos serão necessários para cada setor implementar suas tarefas diárias. Não queremos nenhuma surpresa ao longo do caminho.
4. Faça um esboço do seu fluxo
Agora que você já sabe quais são as tarefas a serem realizadas e seus responsáveis, está na hora de desenhar seu workflow.
Coloque no papel todas as etapas que devem ser realizadas para cada projeto/objetivo, sempre com início, meio e fim. E não se esqueça de detalhar todos os desvios que podem decorrer de cada ação. Imagine que está escrevendo uma receita de bolo e nenhuma etapa pode ficar de fora para que, no final, o objetivo seja alcançado com sucesso.
5. Vá atrás das ferramentas necessárias
Por fim, analise quais dessas tarefas podem ser otimizadas por meio de tecnologias. O objetivo é tornar o trabalho o mais produtivo possível, mas sem deixá-lo maçante.
Com simples plataformas, até mesmo gratuitas, é possível tornar o trabalho muito mais eficiente e otimizar bastante o tempo no dia a dia.
Um estudo da consultoria McKinsey apontou que 50% das tarefas feitas por colaboradores podem ser automatizadas com tecnologias já existentes.
Por isso use e abuse de tecnologias!
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Artigo escrito por: Kathryn Mendes – Mídias sociais
